??? 時光如梭，來到公司從事機(jī)要工作快有兩年了，我慢慢對這項工作有了深刻的理解。平時看似簡單輕松的機(jī)要工作，不僅對個人的責(zé)任心要求極高，而且涉及的內(nèi)容繁雜瑣碎，可以說公司的一切經(jīng)營管理都會在此中體現(xiàn)，因此要高度講求安全性、時效性和準(zhǔn)確性。如果處理不當(dāng)或者工作不細(xì)致，就很容易掉鏈子，而且往往會引發(fā)大問題。
??? 我深深地體會到了“機(jī)要工作無小事”的真諦，也時刻提醒自己在工作的過程中要更加上心和謹(jǐn)慎，努力做到“比領(lǐng)導(dǎo)要求的更好”。工作的內(nèi)容很多，既有當(dāng)年文件的登記、流轉(zhuǎn)、跟蹤、督辦和保管，也有規(guī)范做好上年度材料歸檔、上繳，更要及時接收無紙化辦公平臺ECO上的文件和各類會議的通知并做好傳閱、提醒，同時做好所有領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他日常事務(wù)，編制領(lǐng)導(dǎo)每周日程安排表，這就要求我們具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識。這些工作看似簡單，其實每一件都要經(jīng)過若干個流程才能辦結(jié)，而我們手上的日常工作常常紛繁交錯，往往一件還沒處理完，另一件又接踵而來。公司數(shù)十個分公司、門店、部門，有時請示簽、報告、票據(jù)等一來就擠在一起，這件需要辦，那件也等著，電話、騰訊通、QQ不停地催，剪不斷理還亂，這個時候就很容易產(chǎn)生厭煩、浮躁情緒?？墒亲鳛楣镜拇翱?，作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，只能調(diào)整心態(tài)，嚴(yán)格要求自己，學(xué)會“彈好鋼琴”，做到忙而不亂，對工作中的一點一滴都要力求做得更好，結(jié)束后還要及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，考慮有無疏漏之處，確保工作的正確率。盡管日復(fù)一日地機(jī)械重復(fù)，但是少一個領(lǐng)導(dǎo)簽字或者被打岔少打一個電話，就很容易在工作中出現(xiàn)失誤，給部門和門店造成不好的負(fù)面影響。為此，越是工作繁忙越要分清輕重緩急，做到忙而有序，不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的事在自己這里延誤、不讓傳遞的文件在自己這里中斷、不讓辦理的文件在自己這里積壓、不讓各種差錯在自己這里發(fā)生、不讓前來辦事的人在自己這里受到冷落、不讓辦公室的形象在自己這里受損。
??? 在從事機(jī)要工作的過程中，我們可以較全面地了解公司各部門的工作動態(tài)和各門店的經(jīng)營狀態(tài)，及時地把握集團(tuán)公司和商之都本身的階段性中心工作和重點工作；在和公司高層領(lǐng)導(dǎo)的日常接觸中耳濡目染地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的思路，從領(lǐng)導(dǎo)的身上逐漸學(xué)會做人做事的道理。
??? 干好機(jī)要工作要以高度的紀(jì)律性作保證。做好涉密文件的管理是機(jī)要秘書的重要工作之一，其中機(jī)要文件的傳閱、辦理都是有嚴(yán)格的規(guī)定。如何將涉密文件、資料保管好，成為我們不得不思考的問題。所以，機(jī)要秘書務(wù)必要保守機(jī)密，手勤腳勤眼勤嘴緊，做到不該透露的絕不透露，不該說的絕對不說，這對年輕人來說也是一項鍛煉。同時，還必須注意時效性。我們在收到各類文件后，首先要注意傳遞文件的時間，既要急事急辦又要符合流程，避免發(fā)生文件傳遞不及時的錯誤，比如活動結(jié)束了我們應(yīng)參加的人還沒到場。這就要求我們要熟悉領(lǐng)導(dǎo)班子成員的分工，了解各部門及其分管領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)律和時間安排，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)指示精神，掌握文件的急緩程度，機(jī)動靈活，見縫插針，并做到及時將傳閱完的文件收回，按順序分類，確保文件安全。機(jī)要工作水平的提升要依靠服務(wù)意識的強(qiáng)化，機(jī)要工作做得好壞，也許外部看不出來，但是領(lǐng)導(dǎo)和門店老總、部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部文員都會有切身感受。機(jī)要工作沒有轟轟烈烈的豪情壯舉，只有默默無聞的無私奉獻(xiàn)。因此，這就要求我們必須改變心浮氣躁、淺嘗輒止的毛病，提倡注重細(xì)節(jié)，把小事做落地，而細(xì)節(jié)往往決定成敗。正是這樣一些平淡的小事，卻體現(xiàn)出效能總部、效能部門建設(shè)的水平和質(zhì)量。每天頻繁與各部門、各門店打交道，因此還必須培養(yǎng)主動服務(wù)的意識，只要能做到的，不分份內(nèi)份外，都要竭盡所能將事情辦好。在不違反保密規(guī)定的情況下，我總是熱心、熱情、熱忱地為大家服務(wù)，及時查找調(diào)閱文件內(nèi)容，及時跟蹤協(xié)調(diào)辦理進(jìn)度，真正做到真心、用心、貼心。為了有效管控經(jīng)手的文件，我設(shè)計了電子跟蹤表，每一份文件所處的位置、領(lǐng)導(dǎo)的批示、部門的傳閱，我都詳細(xì)記錄，直至辦結(jié)存檔，并與ECO流程相對應(yīng)。我還有一本本子，專門記錄今日計劃、本周計劃，督促自己日事日畢，并且每個月都對上月文件運行、辦理情況進(jìn)行通報，初步形成了商之都機(jī)要工作特色。
??? 隨著公司規(guī)模的快速拓展以及公司上市需要，辦公室各項管理規(guī)章制度的逐步完善，辦公室所承擔(dān)的上傳下達(dá)、內(nèi)外協(xié)調(diào)的工作任務(wù)也日益增加。在這個充滿活力的集體里，我們努力克服人手相對較少的困難，力爭一人多崗、一專多能，個個成長為本職崗位的行家里手和辦公室工作的多面手。每遇有重大會議、接待任務(wù)、開業(yè)籌備，大家更是夜以繼日、不辭辛苦地連軸轉(zhuǎn)，說超負(fù)荷一點也不為過。
??? 機(jī)要崗位工作常常不限于8小時之內(nèi)，數(shù)不清多少個中午，我們總是最后用餐的那一撥；數(shù)不清多少個夜晚，我們總是踏著沉沉夜色離開辦公室；數(shù)不清多少個雙休日改成了星期六、星期七。但是每當(dāng)看到由于自己這顆“小螺絲釘”發(fā)揮作用，促進(jìn)公司的各項工作正常運轉(zhuǎn)的時候，心里就會充滿說不出的甜蜜和驕傲。 （辦公室張孟良）